• Welke zijn onze kritische processen?
• Wat is belangrijk om te meten / op te volgen?
• Bestaat er een instrument om de status van strategievooruitgang van een school te visualiseren?

Dankzij de werkgroep 'Kwaliteit in het Onderwijs', een denktankje opgericht door Amelior maar ondertussen helaas ter ziele gegaan wegens onvoldoende belangstelling, kwamen wij in contact met het instrument Balanced Scorecard. Een studiebezoek aan de firma Picanol waarbij o.a. een omstandige toelichting werd gegeven hoe daar zo'n boordtabel gebruikt werd, gaf de doorslag om in 2003 ook met een BSC van start te gaan. Het directieteam was namelijk overtuigd dat een BSC een interessant en aanvullend instrument kon zijn om het gevoerde kwaliteitsbeleid verder te sturen.

Welke visie heeft de school? M.a.w. antwoorden op de vraag 'Waar wil de school over een periode van ongeveer 4 jaar staan?' is weliswaar zeer interessant maar niet gemakkelijk. Enerzijds is het onderwijslandschap voortdurend in beweging en anderzijds zijn de verschuivingen in de leerlingenpopulaties in de diverse studiegebieden niet altijd duidelijk te voorspellen. Via een aantal visieteksten, o.a. rond zorg voor leerlingen en personeel, infrastructuur, communicatie… proberen we een traject uit te zetten om het eerder logge schoolschip in de juiste richting te laten varen.

Vervolgens werd uitgaande van de missie/visie een strategiemap ontwikkeld die de 4 perspectieven van de stuurkaart bevat:

• financies (het achteruit kijken);
• klanten;
• interne processen;
• leer- en groeimodel (het vooruit kijken).

Een school kan uiteraard geen winst maken, maar ze moet er in slagen haar pedagogisch project te realiseren met de haar ter beschikking gestelde middelen. Het spreekt voor zich dat de directie hierover verantwoording moet afleggen aan de raad van bestuur. In dat opzicht is dus het financieel perspectief ook voor vzw's belangrijk.
Uit deze strategiemap werden de kritische succesfactoren - factoren door het directieteam als cruciaal aanzien voor de goede werking van de school - gedistilleerd. Volgende KSF-en werden weerhouden:

• competentie personeel;
• teamgerichtheid;
• nascholing;
• personeelsmotivatie;
• communicatie;
• leerproces;
• extra muros activiteiten;
• vakoverschrijdende eindtermen en ontwikkelingsdoelen;
• klasmanagement;
• oriënteringsattesten;
• nazorg;
• zorgverstrekking;
• veiligheid;
• klantgerichtheid;

• leerlingenaandeel;
• inzet middelen.

Meteen komen we bij de moeilijkst te beantwoorden vragen:

• welke indicator(en) koppelen we aan de kritische succesfactoren?
• hoe meten we en met welke frequentie?
• welke streefwaarde stellen we per indicator voorop?

De balanced scorecard is tot op heden in het VTI-Waregem een 'tool' gebruikt door de directie die iedere maand tijd uittrekt om de boordtabel kritisch te analyseren. De meetresultaten komen quasi altijd van onderuit zodat onrechtstreeks de betrokkenheid veel verder reikt dan enkel het directieteam. De maandelijkse opvolging van de balanced scorecard betekent een dankbare verplichting om de focus te houden op de strategie en zo nodig leidt het tot het ondernemen van acties. Het is evident dat er met het personeel een directe communicatielijn bestaat omtrent het BSC-gebeuren.